Ved brug af Hau iT’s hjemmeside, produkter og andre ydelser accepterer du nedenstående Privatlivspolitik

Hau iT’s Privatlivspolitik

Hau iT

Granlystien 29

4400 Kalundborg

CVR. 36680962

Hau iT respekterer dit privatliv. Denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger beskriver dine rettigheder til privatliv og vores forpligtelse til at sikre dine personoplysninger.

Hau iT leverer software og tjenester til private og private virksomheder (Kunder) i Europa og er derfor underlagt den europæiske persondatalovgivning , herunder den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).

Denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger er tilgængelig på vores hauit.dk-hjemmeside.

Anvendelsesområde og accept

– Hvornår og i hvilken sammenhæng gælder denne Privatlivspolitik?

Denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger er gældende for alle forretningsprocesser og for Hau iTs hjemmeside, domæne, cloudtjenester og andre produkter leveret af Hau iT. Tjenestespecifikke tillæg kan findes i databehandlingsaftaler eller tilsvarende oplysninger for den pågældende specifikke serviceydelse eller produkt.

Erklæringen om beskyttelse af personlige oplysninger leverer oplysninger om databehandlingen, som udføres af Hau iT, når Hau iT afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler behandlingen udføres (Hau iT optræder som dataansvarlig). Den leverer også oplysninger om den databehandling, Hau iT udfører på vegne af vores Kunder på grundlag af deres instruktioner (Kunden som dataansvarlig og Hau iT som databehandler).

Personoplysninger er oplysninger, som kan identificere dig som person, eksempelvis e-mailadresse, postadresse eller telefonnummer etc. Det er for os nødvendigt at behandle dine personoplysninger for at kunne betjene vores Kunder. Undlad venligst at bruge Hau iT’s hjemmeside, produkter eller vores tjenester, hvis du ikke kan acceptere måden, hvorpå vi behandler personoplysninger i henhold til denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.

Hvis persondata behandler Hau iT

Hau iT behandler personoplysninger om jobsøgere og kontaktpersoner eller software-brugere, som er tilknyttet vores Kunder. Vi behandler desuden personoplysninger om personer, som udgør potentielle Kunder (Kundeemner), og som henvender sig til os via hjemmesiden hauit.dk eller via andre kanaler. Vores erklæring i disse henseender kan findes i afsnittet ‘Hau iT som dataansvarlig’.

Vi behandler ligeledes data på vegne af vores Kunder, hvor Kunden kontrollerer behandlingen. Vores erklæring i disse henseender kan findes i afsnittet ‘Hau iT som databehandler.’

I denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger kan registrerede også være benævnt personer eller du/dig.

Hau iT som dataansvarlig

– Hvordan behandler Hau iT persondata i sin rolle som dataansvarlig?

Når Hau iT afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler behandlingen af dine personoplysninger udføres, optræder Hau iT som dataansvarlig. Dette indbefatter scenarier, hvor Hau iT indsamler personoplysninger, i sammenhæng med at du er jobsøgende, at du er repræsentant for en Kunde eller et Kundeemne, eller når du er bruger af en af vores produkter.

Hvorfor vi behandler personoplysninger

Kundekontakter og software-brugere

For generelt at styre vores Kunderelationer og for at opfylde vores Kundeforpligtelser har Hau iT brug for oplysninger om dig i din rolle som Kunde-kontaktperson eller bruger af en tjeneste. Formålene med at behandle disse personoplysninger er:

a) at udføre salgs- og kontraktprocessen til Kunder

b) at levere de ønskede tilbud om produkter og tjenester til Kunder

c) at gennemføre leverancer i overensstemmelse med aftaler indgået med dig eller Kunder

d) at tilbyde support til brugere af vores produkter og tjenester

e) at forbedre og udvikle kvaliteten, funktionaliteten og brugeroplevelsen af vores produkter, tjenester og Hau iT’s hjemmeside

f) at registrere, begrænse og forebygge sikkerhedstrusler og udføre vedligeholdelse samt fejlfinding og fejlretning

g) at forebygge misbrug af vores produkter og tjenester

h) at behandle ordrer, fakturering, betalinger og anden finansiel opfølgning

Det juridiske grundlag for at behandle personoplysninger i henhold til de ovenfor angivne formål er primært baseret på, at Hau iT ud fra et forretningsperspektiv har en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger på en måde, som efter vores overbevisning ikke er i konflikt med dine rettigheder vedrørende persondatabeskyttelse og selvbestemmelse’.

Kundeemner

Hau iT behandler personoplysninger om Kundeemner med henblik på at udarbejde tilbud, forberede kontrakter og aftaler med endemålet at starte en kunderelation.

Jobsøgere

Hvis du er jobsøger, behandler vi personoplysninger for at evaluere dit potentiale som Hau iT-medarbejder. Det juridiske grundlag for en sådan behandling er dit samtykke.

Besøgende

For at overvåge adgangen til vores hjemmeside behandler vi personoplysninger om besøgende. Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at beskytte vores forretningshemmeligheder, medarbejdere og dig som besøgende. Personoplysninger samles kun i forbindelse med et forsøg på at bryde ind på vores hjemmeside.

Hvordan vi indsamler dine personoplysninger

Generelt indsamler Hau iT personoplysninger direkte fra dig eller andre personer, som er tilknyttet vores Kunde. Disse personer kan være en leder eller kollega.

Vi anvender også cookies, når du bruger Hau iT’s hjemmeside, for at optimere din oplevelse af Hau iT og vores sites. Se venligst afsnittet ‘Cookies’, for yderligere information om, hvordan disse virker og dine rettigheder i denne sammenhæng.

I nogle tilfælde kan vi også indsamle oplysninger om dig fra andre kilder. Disse kilder kan være Hau iT’s marketingpartnere, offentlige kilder eller sociale netværk tilhørende tredjepart. Hau iT vil være i stand til at kombinere personoplysninger om dig indsamlet fra én kilde med oplysninger indhentet fra en anden kilde. Dette giver os et mere fuldkomment billede af dig, hvilket også giver os mulighed for at betjene dig på en mere relevant måde med en højere grad af personalisering.

Cookies

Cookies er små tekstfiler, som indeholder en tegnstreng og laver en unik identifikation af en bruger. De sendes tilbage til hjemmesiden og/eller tredjeparter. De fleste browsere er oprindelig sat op til at acceptere cookies, eftersom det kræves af de fleste hjemmesider for at kunne tilgå dem. Du kan dog ændre dine browserindstillinger, således at din browser generelt kan afvise cookies, blokere cookies fra tredjepart eller angive, når der sendes en cookie.

Hvis du ønsker at vide mere om cookies, og hvordan de virker, besøg venligst www.allaboutcookies.org.

Google-cookies og -teknologier

Google Analytics: Denne cookie giver os mulighed for at se oplysninger om website aktiviteter for brugere, herunder – men ikke begrænset til – sidevisninger, kilde og tidsforbrug på en hjemmeside. Oplysningerne er anonymiserede og vises som tal, hvilket betyder, at de ikke kan spores tilbage til enkeltpersoner. Dette hjælper med til at beskytte dit privatliv. Ved at bruge Google Analytics kan vi se, hvilket indhold der er populært på vores sider.

Google reCAPTCHA bruges til at skelne mellem mennesker og computere for at forhindre autogenereret spam. Se Googles privatlivspolitik på https://www.google.com/intl/da_dk/policies/privacy

Du kan i fremtiden forhindre, at de oplysninger, som dannes af Google-cookien om din brug af vores hjemmeside, bliver indsamlet og behandlet af Google ved at downloade og installere Google Analytics Opt-out Browser Add-on for din nuværende webbrowser. Denne Add-on er tilgængelig på https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Hvilke personoplysninger vi behandler

Typen af personoplysninger, Hau iT behandler om dig, kan være:

Grundlæggende kontaktoplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mail
Beskæftigelsesoplysninger, såsom arbejdsgiver, titel, position, herunder præferencer og interesser i en faglig sammenhæng
Feedback, kommentarer eller spørgsmål vedrørende Hau iT eller vores produkter og tjenester
Unikke brugeroplysninger, såsom login-id, brugernavn, adgangskode og sikkerhedsspørgsmål
Finansielle oplysninger, såsom bankoplysninger
Trafikoplysninger som bliver leveret af din webbrowser, eksempelvis browsertype, enhed, sprog og adressen på den hjemmeside, du kom fra, og andre trafikoplysninger, herunder IP-adresse.
Clickstream-adfærd og aktivitet på Hau iTs hjemmeside

Som dataansvarlig behandler Hau iT ikke følsomme personoplysninger om dig.

Hvordan vi deler dine personoplysninger

Indenfor Hau iT

Vi tager sikkerhed meget seriøst, og derfor deles dine personlige oplysninger kun med medarbejdere der har brug for adgang, for at kunne levere et produkt eller en ydelse til vores Kunde.

Udenfor Hau iT

Hau iT kan også dele dine personoplysninger med eksterne tredjeparter i de følgende sammenhænge:

Leverandører

Hau iT kan dele dine personlige oplysninger med vores leverandører, såfremt dette er legitimt ud fra et forretningsperspektiv og sker i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse. Eksempelvis hvis du på vegne af din arbejdsgiver køber et produkt eller en tjeneste, som Hau iT får leveret af én af vores leverandører. I denne forbindelse kan Hau iT og vores leverandør dele personoplysninger for at være i stand til at levere produktet eller tjenesten til Kunden.

Fakturering

Hau iT kan ydermere dele dine personlige oplysninger med vores leverandør af vores økonomi system, samt revisorer, hvis du ifm. fakturering er kontaktperson hos vores Kunde.

Offentlige myndigheder

Politiet og andre myndigheder kan kræve, at personlige oplysninger fra Hau iT udleveres. I disse tilfælde vil Hau iT kun udlevere oplysningerne, hvis der foreligger en retskendelse etc., som byder at gøre det.

Dine rettigheder

Grundlæggende rettigheder

Du har ret til at tilgå dine personoplysninger ved at anmode om et overblik over personoplysninger om dig, og du kan have en ret til dataportabilitet. Du har også ret til at anmode Hau iT om at korrigere unøjagtigheder i dine personoplysninger.

Du har endvidere ret til at anmode om sletning af personoplysninger og til at begrænse eller fremsætte indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger i henhold til denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger eller andre tjenestespecifikke vilkår.

Brug venligst gdpr@hauit.dk til at indgive alle anmodninger som nævnt i dette afsnit. Du har endelig også ret til at indgive en klage til Datatilsynet vedrørende vores behandling af dine personoplysninger.

Datasikkerhed og opbevaring

Således sikrer vi dine personoplysninger

Hau iT tager den tillid, du og vores Kunder viser os, meget alvorligt. Hau iT forpligter sig til at undgå uautoriseret adgang, offentliggørelse eller anden afvigende behandling af personoplysninger. Hau iT skal sikre fortroligheden af de personoplysninger, vi behandler, fastholde integriteten af personoplysninger og sikre sin tilgængelighed i overensstemmelse med gældende lovgivning om persondatabeskyttelse.

Som en del af vores forpligtelser tager vi rimelige og passende organisatoriske, tekniske og fysiske procedurer og forholdsregler i anvendelse for at beskytte de oplysninger, vi indsamler og behandler, med hensyntagen til typen af personoplysninger og den risiko, du og vores Kunder udsættes for ved evt. sikkerhedsbrud. De følgende forholdsregler er af særlig vigtighed i denne henseende:

Organisatoriske

Sikkerhedsansvarlig udpeget, der løbende tjekker op på om Hau iT sikrer dine personlige oplysninger på den bedste måde.
Databehandlingsaftaler med underleverandører, som behandler data på vegne af Hau iT.

Tekniske

Begrænse adgangen til persondata til de personer som har brug for det, til opfyldelse af forpligtelser i forbindelse med indgåede aftaler eller lovgivning, osv.
Anvende systemer som opdager, forebygger og advarer ved evt. brud på persondatasikkerheden heriblandt beskyttelse mod virus, ransomware m.m.

Fysiske

Computere er beskyttet mod uautoriseret adgang ved hjælp af adgangskoder, der med fast interval skiftes.

Så længe opbevarer vi dine personoplysninger

Hau iT opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til det anførte formål, samtidig med at der tages hensyn til vores behov for at besvare forespørgsler og løse problemer samt overholde juridiske krav under gældende lovgivning.

Dette betyder, at Hau iT kan opbevare dine personoplysninger i en rimelig periode efter din og vores Kundes sidste interaktion med os. Når de personoplysninger, vi har indsamlet, ikke længere er nødvendige, sletter vi dem. Vi kan behandle data ud fra statistiske formål, men i sådanne tilfælde vil dataene være pseudonymiserede eller anonymiserede.

Hau iT som databehandler

– Hvordan behandler Hau iT persondata i sin rolle som databehandler?

Hau iT leverer mange forskellige tjenester til vores Kunder. De fleste af vores tjenester indebærer behandling af Kundernes data, herunder deres personoplysninger. Formålene med behandlingen afgøres af vores kunder, ikke af Hau iT. Dette gør Kunden til den dataansvarlige. Hau iT optræder i sådanne tilfælde som databehandler og behandler dataene på vegne af og i henhold til instruktioner givet af Kunden. Relationen mellem Kunden som dataansvarlig og Hau iT som databehandler skal reguleres af en databehandlingsaftale.

Kundens forpligtelser

Når Kunden optræder som dataansvarlig, skal Kunden, i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse, sikre det juridiske grundlag for behandlingen af personoplysninger. Kunden skal endvidere vurdere og etablere ejerskabet til de risici, som registrerede udsættes for gennem behandlingen af deres personoplysninger. Et andet vigtigt aspekt ved Kundens forpligtelser som dataansvarlig er at overholde oplysningsforpligtelsen i forhold til registrerede.

Hau iT’s forpligtelse

Hau iT er en naturlig del af Kundens forpligtelser som dataansvarlig, i den forstand at Hau iT’s tjenester udgør dele af behandlingen af personoplysninger, som Kunden skal sikre er i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Når Hau iT behandler personoplysninger på vegne af sine Kunder, skal vi således gøre det i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse for databehandlere.

Kort sagt er Kunden og Hau iT forpligtede til at samarbejde for at sikre persondatabeskyttelsen for registrerede. Hau iT leverer de nødvendige oplysninger til Kunden, således at denne kan agere i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse.

Underleverandører og eksport af personoplysninger

– I hvilket omfang anvender Hau iT underleverandører?

Hau iT bruger underleverandører til at behandle personoplysninger og kan i den forbindelse eksportere dine eller vores Kunders data til et sted uden for EU. Disse underleverandører er typisk leverandører af cloudtjenester eller andre IT-hosting tjenester.

Ved brug af underleverandører vil Hau iT indgå en databehandlingsaftale (DPA) med underleverandører for at sikre dine persondatarettigheder og for at opfylde vores forpligtelser over for vores Kunder. Når underleverandører er placeret uden for EU, sikrer Hau iT det juridiske grundlag for sådanne internationale overførsler på vegne af dig eller vores Kunder, herunder ved at støtte sig til Privacy Shield (US) eller ved at gøre brug af EU-modelklausuler.

Hau iT støtter sig til nogle strategiske eksterne tredjeparter, som understøtter vores forretningsprocesser og leverer vores cloudtjenester. Disse tredjeparter omfatter, men er ikke begrænset til:

– Microsoft Office 365 (Irland), leverandør af vores e-mail- og filopbevaringsløsninger

– Microsoft Azure (Irland), leverandør af teknisk platform til vores cloudtjenester

Der leveres yderligere information om Hau iT’s underleverandører på denne side eller i en specifik databehandlingsaftale. Du er under alle omstændigheder velkommen til at anmode om et overblik over og mere detaljerede oplysninger om Hau iT’s underleverandører, herunder dokumentation for det juridiske grundlag for internationale overførsler, som er nævnt ovenfor.

Ændringer til denne Erklæring

Hvis vi ændrer vores Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, vil vi publicere den reviderede erklæring her med en opdateret revisionsdato. Vi opfordrer dig til at gennemgå Erklæringen regelmæssigt. Hvis vi foretager væsentlige ændringer af vores Erklæring, som i betydelig grad ændrer vores praksisser for persondatabeskyttelse, kan vi også meddele dette til dig på andre måder, eksempelvis ved at sende en e-mail eller ved at offentliggøre en meddelelse på vores hjemmeside, inden ændringerne træder i kraft.

Denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger blev opdateret den 21. maj 2018.

Sådan kontaktes vi

Hvis du har nogle kommentarer eller spørgsmål vedrørende vores Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, uløste problemstillinger vedrørende databeskyttelse og databrug eller et muligt brud på din persondatabeskyttelse, så send dem venligst til gdpr@hauit.dk. Du kan også sende din forespørgsel skriftligt til: Hau iT, att. Den databeskyttelsesansvarlige, Granlystien 29, 4400 Kalundborg, Danmark.

Vi behandler dine anmodninger fortroligt. Vores repræsentant vil kontakte dig for at håndtere dine problemstillinger og skitsere mulighederne for en løsning af disse. Det er vores mål at sikre, at klager løses på en rettidig og hensigtsmæssig facon.